Collegare le fonti
Gestionale, Excel e controllo di gestione vengono collegati con chiavi comuni (articoli, commesse, clienti, centri di costo). Per ogni fonte c'è un referente e una regola di aggiornamento.
Ufficio reporting in outsourcing: il report mensile senza ricostruirlo a mano
Che cos'è un ufficio reporting in outsourcing? È un servizio continuativo in cui ClarityX collega le vostre fonti, le riconcilia in una base unica e consegna ogni mese un pacchetto di report in notazione standard internazionale (ISO 24896). Il vostro controller riceve numeri già riconciliati e si dedica all'analisi.
Prenota una call con Riccardo
Una conversazione di 30 minuti, senza impegno.
Dati sintetici
Quanto pesa ricostruire il report ogni mese?
Pesa soprattutto sull'attenzione di chi lo prepara. Ogni mese si estraggono dati dal gestionale, si incollano in Excel, si controllano i totali e si correggono le differenze, sempre sotto scadenza.
Il risultato dipende da una persona e da file che nessun altro sa leggere. Non sono ore dedicate ad analizzare: sono ore dedicate a far tornare i numeri. Qui non citiamo cifre, perché il peso varia da azienda ad azienda; il Data Health Audit serve anche a misurarlo sul vostro caso.
Dati sintetici
Cosa fa ClarityX ogni mese?
ClarityX fa tre cose, sempre nello stesso ordine: collega le fonti, le riconcilia e consegna il report. Ogni passo lascia una traccia documentata.
Riconciliare
I totali delle fonti vengono confrontati e le differenze spiegate una per una. Quello che non si riesce a spiegare viene segnalato, non nascosto.
Consegnare
Il report decisionale arriva a calendario, con il commento sugli scostamenti e le versioni tracciate. È pensato per essere letto in pochi secondi perché lo scenario è sempre disegnato nello stesso modo.
Cosa ricevete con l'ufficio reporting?
Ricevete quattro cose: il pacchetto mensile di report, la documentazione del modello dati riconciliato, il commento sugli scostamenti e un calendario delle consegne.
- Pacchetto mensile di report: conto economico, marginalità e scostamenti e, dove serve, KPI di produzione, in notazione ISO 24896.
- Documentazione del modello dati riconciliato: fonti, definizioni delle metriche, regole di calcolo e differenze note.
- Commento sugli scostamenti: una lettura scritta di dove e perché i numeri si sono mossi, da discutere con il controller.
- Calendario delle consegne: date concordate per ogni mese, con versione e storico delle modifiche.
Dati e indicatori sono a disposizione del vostro organo amministrativo, e dei consulenti che lo affiancano, per la loro valutazione sugli adeguati assetti. Approfondimento: adeguati assetti, art. 2086 c.c..
Il vostro controller resta al centro
ClarityX non sostituisce il controller: gli toglie la ricostruzione e gli lascia il lavoro che richiede giudizio. Il controller sceglie cosa è rilevante, commenta gli scostamenti con la conoscenza dell'azienda e discute i numeri con la direzione e con la banca.
Con fonti riconciliate, il suo tempo passa dal far tornare i numeri al capire cosa fare. È la differenza tra una funzione di raccolta dati e una funzione strategica.
Come parte l'ufficio reporting?
Parte con cinque passi: intake, modello dati, controlli, prima consegna e cadenza. Il primo passo è sempre definire il perimetro con una conversazione.
- Intake: fonti, referenti, accessi e perimetro dei report.
- Modello dati: definizioni condivise delle metriche e collegamento delle fonti.
- Controlli: riconciliazione dei totali e controlli di qualità sui dati.
- Prima consegna: il primo pacchetto di report, discusso con il controller.
- Cadenza: consegne mensili a calendario, con versioni tracciate.
Domande frequenti
Sostituite il controller?
No. ClarityX si occupa della ricostruzione e della riconciliazione dei dati, mentre analisi, commento e giudizio restano al controller. L'obiettivo è dargli più tempo per l'analisi.
Quali gestionali potete collegare?
Si parte dagli estratti del vostro gestionale, qualunque sia. Tra i sistemi più diffusi nelle PMI manifatturiere ci sono SAP Business One, TeamSystem, Zucchetti Ad Hoc e Microsoft Dynamics NAV e Business Central; la modalità di estrazione si definisce nell'intake.
Quanto tempo serve per partire?
Dipende dal numero di fonti e dalla qualità dei dati di partenza. Un Data Health Audit di circa due settimane dà un quadro chiaro prima di decidere il servizio continuativo.
Cosa succede se i numeri non coincidono?
Le differenze vengono documentate fonte per fonte e riportate nel report dei disallineamenti. Quelle che dipendono da regole diverse si allineano con il referente; quelle non spiegate restano segnalate finché non sono risolte.
E il costo?
Dipende dal perimetro: fonti, società, frequenza e numero di report. Il prezzo si definisce dopo una prima conversazione; i fattori sono spiegati in Da cosa dipende il costo.
Come si costruisce un report mensile per una PMI manifatturiera partendo da Excel?
Si estraggono i dati dal gestionale, si collegano ai file Excel con chiavi comuni (articoli, commesse, centri di costo), si confrontano i totali e si spiegano le differenze. Solo dopo si disegna il report. L'ufficio reporting ripete questi passi ogni mese, nello stesso ordine.
Cosa serve dal team dell'azienda ogni mese?
Serve che le fonti siano aggiornate alla data di chiusura concordata e che il referente di ciascuna risponda alle domande sulle differenze. Il resto, dal collegamento alla riconciliazione al commento, lo svolge ClarityX, con consegne a calendario.
Cosa succede se cambiamo gestionale?
Il modello dati e le definizioni restano, cambia il collegamento con la nuova fonte. Le chiavi e le regole sono documentate, quindi si ricollega il nuovo gestionale e si riconciliano i totali con il periodo precedente. L'impegno dipende dalla struttura dei nuovi dati.
Smettete di ricostruire il report ogni mese
Una conversazione con Riccardo definisce il perimetro e il punto di partenza.
Riccardo Rinaldi, fondatore di ClarityX
Prenota una call con Riccardo
Richiedi il Data Health AuditUna conversazione di 30 minuti, senza impegno.