Il metodo ClarityX: dalle fonti a numeri che si possono controllare
Come lavora ClarityX? Con un processo ripetibile in sei parti: intake, modello dati, controlli di qualità, notazione, cadenza e governance. Ogni parte lascia documenti che il vostro controller può leggere e rifare.
Finora non ci sono casi da mostrare. Per questo il metodo è descritto qui nel dettaglio: è ciò su cui potete giudicare ClarityX, insieme al report di esempio su dati sintetici.
1. Intake: cosa serve per cominciare?
Per cominciare servono quattro cose: le fonti, i referenti, gli accessi e il perimetro. L'intake le mette per iscritto prima di qualsiasi lavoro sui dati.
- Fonti: gestionale, Excel, controllo di gestione, eventuale MES.
- Referenti: una persona per fonte, che ne conosce le regole.
- Accessi: gli estratti o gli accessi alle fonti necessari ai report.
- Perimetro: quali società, quali report, quale frequenza.
2. Modello dati: cos'è la fonte unica dei numeri?
È una base in cui ogni dato ha un'origine, una definizione e una regola di calcolo scritte. Le fonti non vengono sostituite: sono collegate e riconciliate in un modello unico da cui nascono tutti i report.
Percorso: fonti (gestionale, Excel, controllo di gestione) -> modello riconciliato (chiavi, definizioni, regole) -> report.
Nomi e definizioni (che cos'è "margine", che cos'è "fatturato netto") sono raccolti in un glossario consegnato con il modello.
3. Controlli di qualità: cosa si controlla sui dati?
Si controllano i dati, non la situazione legale dell'azienda. I controlli sono cinque famiglie, ripetute a ogni consegna.
- Riconciliazione dei totali: gestionale, Excel e controllo di gestione confrontati sugli stessi periodi.
- Completezza: nessun periodo, società o articolo mancante rispetto alla fonte.
- Unicità e chiavi: nessun duplicato, collegamenti coerenti tra le fonti.
- Coerenza delle definizioni: una metrica ha lo stesso significato in tutti i report.
- Tempestività: data di aggiornamento di ogni fonte, visibile nel report.
Le differenze trovate vengono elencate con l'importo, la causa nota e lo stato (spiegata, aperta, da decidere).
4. Notazione: come sono disegnati i report?
Sono disegnati secondo la notazione standard internazionale ISO 24896, che si basa sugli IBCS® Standards. Le regole qui sintetizzate sono quelle IBCS® che ClarityX adotta. Una volta affidabili, i numeri devono anche essere leggibili in pochi secondi.
Le regole principali, in breve:
- Riempimenti per scenario: consuntivo (AC) pieno, anno precedente (PY) grigio, budget (PL) a contorno, previsione (FC) tratteggiata.
- Colori degli scostamenti: rosso e verde solo per le variazioni, con una convenzione unica per tutto il report.
- Scale: stessa scala per grafici che si confrontano, niente assi troncati senza segnale.
Dati sintetici
5. Cadenza: quando arrivano i report?
Arrivano a calendario, con date concordate per ogni mese. Il calendario riporta chiusura dei dati, consegna del report e incontro con il controller.
Ogni consegna ha una versione e un registro delle modifiche, così si sa sempre cosa è cambiato rispetto al mese precedente e perché.
6. Governance: chi è responsabile di cosa?
Per ogni fonte c'è un proprietario nella vostra azienda; per modello e report il responsabile è ClarityX, con Riccardo Rinaldi come persona di riferimento. Ruoli e responsabilità sono scritti all'inizio.
- Change log: ogni modifica a regole, definizioni e modello è registrata con data e motivo.
- Passaggio di consegne: documentazione del modello e delle regole sempre aggiornata, utilizzabile dal vostro team o da un altro fornitore.
Domande frequenti
Cosa significa "riconciliare le fonti"?
Riconciliare significa confrontare i totali di fonti diverse, spiegare ogni differenza e portarle a una base unica. Il risultato è un report in cui un numero ha una sola origine.
Il metodo funziona anche con dati sporchi?
Sì, ma i tempi dipendono dalla qualità di partenza. Il Data Health Audit serve proprio a misurare questa qualità e a indicare i passi per migliorarla.
Come si tiene traccia delle modifiche?
Con un change log: ogni modifica a regole, definizioni e modello è registrata con data e motivo, e ogni consegna ha una versione.
Posso cambiare fornitore in futuro?
Sì. Modello, definizioni e regole sono documentati in modo che il vostro team o un altro fornitore possa riprenderli.
Quanto tempo serve per la chiusura mensile dei dati?
Dipende dalla vostra chiusura contabile e produttiva, non da ClarityX. Il report si consegna dopo la chiusura dei dati: il calendario concordato riporta la data di chiusura, la data di consegna e l'incontro con il controller, così le scadenze sono note in anticipo.
Che cos'è un modello dati riconciliato?
È la base unica da cui nascono tutti i report: le fonti collegate con chiavi comuni, definizioni scritte per ogni metrica e regole di calcolo documentate. Ogni numero ha una sola origine, e le differenze trovate tra le fonti sono elencate con causa e stato.
Chi in azienda deve partecipare all'intake?
Un referente per ogni fonte, che ne conosce le regole, e il controller o chi presenta i numeri alla direzione. Servono pochi incontri: lo scopo è mettere per iscritto fonti, accessi, perimetro e frequenza prima di lavorare sui dati.
Vedere il metodo sui vostri dati
Il Data Health Audit applica questo metodo alle vostre fonti in circa due settimane.
Riccardo Rinaldi, fondatore di ClarityX
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