Glossario di controllo di gestione e reporting per PMI manifatturiere

Dati e fonti: da dove nascono i numeri

Affidabilità del dato

Un dato è affidabile quando ha un'origine documentata, una definizione scritta e coincide con le altre fonti sugli stessi periodi. Senza queste tre condizioni, due report sullo stesso margine possono dare cifre diverse. Si misura con i controlli di qualità sui dati.

Fonte unica dei numeri

È una base in cui ogni dato ha una sola origine e ogni report ne attinge. Le fonti di partenza (gestionale, Excel, controllo di gestione) non vengono sostituite: sono collegate in un modello riconciliato. Vedi il metodo.

Riconciliazione delle fonti

Riconciliare significa confrontare i totali di fonti diverse sugli stessi periodi, spiegare ogni differenza e portarle a una base comune. Il risultato è un elenco di differenze con importo, causa e stato (spiegata, aperta, da decidere).

Gestionale / ERP

È il software in cui l'azienda registra ordini, magazzino, produzione e contabilità: per esempio SAP Business One, TeamSystem, Zucchetti Ad Hoc o Microsoft Dynamics. Spesso i report nascono dai suoi estratti, poi lavorati in Excel.

Chiusura mensile

È il momento in cui i dati di un mese sono completi e stabili: registrazioni contabili, rimanenze e movimenti produttivi. Il report mensile può essere consegnato solo dopo la chiusura, perciò il calendario di consegna parte dalla data di chiusura dei dati.

Scenari e confronti: consuntivo, budget, forecast e scostamenti

Consuntivo (AC)

AC sta per Actual: sono i valori effettivamente realizzati nel periodo. Nelle regole IBCS® adottate da ClarityX, descritte nella notazione ISO 24896, è disegnato con una barra piena e scura.

Budget (PL)

PL sta per Plan: è l'obiettivo approvato per l'esercizio, con le stesse voci del consuntivo. Nelle regole IBCS® adottate da ClarityX è disegnato a solo contorno. Senza voci confrontabili, lo scostamento non si legge.

Anno precedente (PY)

PY sta per Previous year: sono i valori realizzati nello stesso periodo dell'anno prima. È un dato misurato, quindi pieno, ma in grigio chiaro per distinguerlo dal consuntivo.

Forecast (FC)

FC sta per Forecast: la stima dei valori di fine periodo che tiene conto dei dati già realizzati. A differenza del budget, si aggiorna durante l'anno. Nella notazione è a contorno e tratteggiato.

Rolling forecast

È un forecast che si sposta in avanti a ogni aggiornamento, mantenendo sempre lo stesso orizzonte, per esempio gli ultimi dodici mesi di previsione. Lo aggiornate a cadenza fissa, di solito mensile o trimestrale.

Scostamento (o varianza)

È la differenza tra due scenari, di solito consuntivo meno budget o consuntivo meno anno precedente. Si esprime in valore assoluto e in percentuale. Il colore indica se è favorevole o sfavorevole, non se è positivo o negativo.

Analisi degli scostamenti

È la lettura delle cause di uno scostamento. Dove i dati lo permettono, si separa l'effetto di volume, di prezzo e di costo. Il commento deve dire cosa si è mosso e perché, non solo di quanto.

Margini e produzione: dove si guadagna e dove si perde

Marginalità di prodotto

È il margine calcolato per prodotto, commessa, cliente o linea. Dipende dalle regole di costo scelte (distinta base, ore di lavorazione, costi indiretti) e per questo va calcolata con regole scritte e condivise.

Primo margine

È di solito la differenza tra ricavi e costi variabili. Dice quanto resta per coprire i costi fissi. La definizione esatta cambia da azienda ad azienda: va scritta una volta e usata uguale in tutti i report.

Secondo margine

È di solito il primo margine meno i costi fissi attribuibili direttamente a un prodotto, una linea o un reparto. Mostra quanto un prodotto contribuisce davvero ai costi generali. Come per il primo margine, conta la definizione scritta.

OEE

OEE (Overall Equipment Effectiveness) è l'indicatore che misura l'efficacia di una macchina o linea combinando tre quote: disponibilità, prestazione e qualità. Mostra quanto della capacità teorica diventa produzione buona. Vedi il cruscotto direzionale.

Controllo di gestione e reporting: chi guarda cosa

Controllo di gestione

È il processo con cui un'azienda pianifica i risultati, li misura e li confronta con l'obiettivo, per aiutare chi decide. Comprende budget, consuntivo, analisi degli scostamenti e previsioni. Le sue uscite sono i report.

Reporting direzionale

È l'insieme dei report destinati a direzione, titolare e consiglio. Raccoglie risultati economici, marginalità e indicatori operativi in poche pagine. Deve essere regolare, riconciliato e leggibile in fretta.

Cruscotto direzionale

È l'insieme dei report su cui la direzione decide: margini, scostamenti rispetto al budget e KPI di produzione, sugli stessi dati del controllo di gestione. Vedi il servizio dedicato.

KPI

KPI (Key Performance Indicator) è un indicatore scelto per misurare un obiettivo, con definizione, fonte e frequenza di aggiornamento scritte. Pochi KPI ben definiti servono più di molti indicatori che ognuno calcola a modo suo.

Adeguati assetti: la parte di dati e indicatori

Adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili

Sono gli assetti che l'art. 2086 c.c. chiede all'imprenditore in forma societaria o collettiva di istituire, adeguati alla natura e alle dimensioni dell'impresa. La valutazione spetta all'organo amministrativo; dove è nominato, l'organo di controllo vigila. Commercialista e altri consulenti possono affiancarlo. Informazione, non consulenza legale: vedi la guida.

Segnali di crisi (art. 3, c. 4 CCII) e indicatori di monitoraggio

I segnali di crisi sono quelli elencati al comma 4 dell'art. 3 del Codice della crisi, per esempio debiti verso dipendenti, fornitori, banche ed enti pubblici scaduti oltre certe soglie. Gli indicatori di monitoraggio sono indicatori calcolati con regolarità per cogliere in tempo un peggioramento, per esempio su liquidità, indebitamento, marginalità e scaduto. Quali indicatori adottare lo decidono l'organo amministrativo e i suoi professionisti.

Flusso di cassa a 12 mesi

È la previsione di incassi e pagamenti per i dodici mesi successivi, aggiornata con una cadenza fissa. Parte dagli impegni noti nel gestionale. L'aggiornamento regolare conta più della sofisticazione del modello. Vedi la guida sugli adeguati assetti.

Notazione e servizi: come lavora ClarityX

Notazione ISO 24896

È lo standard internazionale che fissa requisiti di aspetto per i report di business: etichette, impaginazione di grafici e tabelle, rappresentazione dei valori. Si basa sugli IBCS® Standards, il cui marchio appartiene a HICHERT+FAISST GmbH; le regole su riempimenti, colori e scale sono quelle IBCS® che ClarityX adotta. Approfondimento: notazione ISO 24896.

IBCS®

IBCS® sta per International Business Communication Standards: regole per progettare report e presentazioni di business in modo uniforme e leggibile. ISO 24896 si basa sulle sue proposte di notazione. Il marchio IBCS® appartiene a HICHERT+FAISST GmbH. Approfondimento: IBCS® e ISO 24896.

Data Health Audit

È il servizio ClarityX di partenza: circa due settimane per mappare le fonti, trovare dove i numeri non tornano e consegnare un report dei disallineamenti, una roadmap e un report di esempio sui vostri dati. Vedi il Data Health Audit.

Ufficio reporting in outsourcing

È un servizio continuativo in cui ClarityX collega le vostre fonti, le riconcilia e consegna ogni mese un pacchetto di report. Il controller riceve numeri già riconciliati e si dedica all'analisi. Vedi l'ufficio reporting.