Data Health Audit: dove i vostri numeri non tornano, in circa due settimane
Che cos'è il Data Health Audit? È un percorso di circa due settimane per mappare le fonti dei vostri dati e trovare dove i numeri non tornano. Alla fine ricevete un report dei disallineamenti, una roadmap e un report di esempio costruito sui vostri dati.
Dati sintetici
Cosa controlliamo nei vostri dati?
Controlliamo cinque aspetti dei dati, e solo dei dati: da dove arrivano, come si collegano, se i totali coincidono, come sono definite le metriche e quando si aggiornano. Nessun controllo riguarda la posizione legale dell'azienda. Il Data Health Audit è un'analisi tecnica della qualità e della coerenza dei dati gestionali: non è una revisione legale (D.Lgs. 39/2010) né una revisione contabile, non esprime giudizi sul bilancio e non sostituisce il revisore o l'organo di controllo.
- Fonti e proprietari: quali sono le fonti (gestionale, Excel, controllo di gestione) e chi risponde di ciascuna.
- Chiavi di collegamento: come articoli, commesse, clienti e centri di costo si collegano tra una fonte e l'altra.
- Riconciliazione: se gestionale, Excel e controllo di gestione danno gli stessi totali, e dove no.
- Definizioni delle metriche: se margine, scostamento e OEE hanno lo stesso significato per tutti.
- Tempi di aggiornamento: quando ogni fonte è aggiornata e con quale ritardo rispetto alle altre.
I dati e gli indicatori raccolti possono servire anche al vostro organo amministrativo, e ai consulenti che lo affiancano, per la loro valutazione sugli adeguati assetti, che resta loro.
Cosa ricevete alla fine?
Ricevete quattro consegne: la mappa delle fonti, il report dei disallineamenti, la roadmap e un report di esempio sui vostri dati.
- Mappa delle fonti: un documento con tutte le fonti, i referenti, i collegamenti e le frequenze di aggiornamento.
- Report dei disallineamenti (reconciliation gap report): l'elenco delle differenze tra le fonti, spiegate o ancora aperte.
- Roadmap: i passi, in ordine di priorità, per portare le fonti in una base unica.
- Un report di esempio sui vostri dati: una pagina nella notazione ISO 24896, costruita con le vostre cifre, per vedere il risultato prima di decidere.
Quanto dura il Data Health Audit?
Dura circa due settimane. La durata effettiva dipende da quanto rapidamente arrivano accessi ed estratti.
Settimana 1: mappa. Intake con il referente, raccolta degli estratti, mappa delle fonti.
Settimana 2: disallineamenti. Confronto dei totali, report dei disallineamenti, roadmap, report di esempio e restituzione.
Cosa serve da voi:
- gli accessi o gli estratti necessari;
- un referente che conosca le fonti;
- poche ore del vostro team in due incontri.
Il metodo completo è descritto in Metodo.
A chi serve il Data Health Audit, e a chi no?
Serve a PMI manifatturiere con un gestionale in uso e report preparati a mano, dove una persona (controller, CFO o titolare) vive il problema ogni mese. Non serve se i dati sono già in una base riconciliata e governata.
Serve se:
- usate un gestionale (per esempio SAP Business One, TeamSystem, Zucchetti Ad Hoc, Dynamics NAV o Business Central) ma i report nascono in Excel;
- i totali di fonti diverse non coincidono;
- state per cambiare ERP o controller, o dovete presentare numeri a banca e consiglio.
Non serve se:
- non c'è alcun gestionale in uso: prima va sistemata la registrazione dei dati;
- esiste già una funzione interna che governa una base dati riconciliata;
- l'azienda non ha produzione.
Cosa succede dopo l'audit?
Dopo l'audit decidete voi, senza obbligo di proseguire. I documenti consegnati restano vostri e li può usare anche un altro fornitore o il vostro team.
Se volete proseguire, il passo naturale è l'ufficio reporting in outsourcing, che parte dalla roadmap già pronta. Se il bisogno è la lettura di margini e OEE, il passo è il cruscotto direzionale.
Domande frequenti
Quanto dura il Data Health Audit?
Circa due settimane. Nella prima si mappano le fonti, nella seconda si individuano i disallineamenti e si consegnano report, roadmap e report di esempio.
Cosa serve per cominciare?
Servono un referente che conosca le fonti, gli accessi o gli estratti necessari e poche ore del vostro team in due incontri. Il perimetro si definisce in una prima conversazione.
Che rapporto c'è tra il Data Health Audit e l'art. 2086 c.c.?
Il Data Health Audit riguarda i dati: mappa le fonti, individua dove i numeri non tornano e consegna report e roadmap. La valutazione di adeguatezza degli assetti spetta al vostro organo amministrativo, che con i suoi consulenti può usare questi dati.
Cosa vedo nel report di esempio?
Vedete una pagina di report nella notazione ISO 24896, costruita con le cifre della vostra azienda. Serve a capire come sarebbe il risultato, prima di decidere se proseguire.
Quanto costa?
Dipende dal perimetro: numero di fonti, qualità dei dati, numero di società. Il prezzo si definisce dopo una prima conversazione; vedi Da cosa dipende il costo.
Che dati servono per il Data Health Audit?
Servono gli estratti, o gli accessi, delle fonti da mappare: gestionale, file Excel del controllo di gestione ed eventuale MES, su uno o più periodi. Quali e quanti si decide nell'intake. Più il periodo è lungo, più il confronto tra le fonti è completo.
Il Data Health Audit modifica i nostri dati?
No. L'audit legge e confronta i dati che mettete a disposizione, per trovare i disallineamenti, e non li modifica. Accessi o estratti si concordano nell'intake e si limitano a quanto serve ai controlli.
Serve il Data Health Audit se abbiamo un solo gestionale?
Serve se i report nascono in Excel e i totali non coincidono con quelli del gestionale: anche con una sola fonte principale, i file collegati possono dare cifre diverse. Non serve se i dati sono già in una base riconciliata e governata.
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Riccardo Rinaldi, fondatore di ClarityX
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