ERP vs Excel: perché gestionale ed Excel non danno lo stesso numero e come riconciliarli

Perché gestionale ed Excel non danno lo stesso numero?

Perché i due strumenti rispondono a domande leggermente diverse. Il gestionale registra documenti secondo le sue regole. Il foglio Excel applica filtri, mappature e formule scritte da una persona, in un certo momento, per uno scopo preciso. Nessuno dei due sbaglia per definizione: usano definizioni diverse dello stesso periodo.

C'è un secondo problema, meno comodo. Una differenza netta piccola può nascondere errori grandi che si compensano. Nell'esempio di questa guida, la differenza tra Excel e gestionale è di +37.028,65 €, pari a 1,06% del totale ERP. Sotto quell'1% ci sono spostamenti per 579.971,35 €, oltre 15 volte la differenza netta. Se ti fermi al netto, un "circa uguale" sembra un buon risultato.

L'esempio riguarda i ricavi netti della Divisione Componenti di un'azienda manifatturiera fittizia, mese di ottobre, in euro. I dati sono sintetici e non riferiti a un cliente reale. Per ogni causa trovi come si riconosce, quale controllo la intercetta e la riga del ponte che la riguarda. Il ponte completo è più sotto.

La data è di competenza o del documento?

È la causa che nell'esempio pesa di più, e ha due lati. Il gestionale assegna il ricavo al periodo di competenza (quando è avvenuta la consegna), il foglio spesso usa la data del documento (quando la fattura è stata emessa). Le due date coincidono quasi sempre, e per questo la differenza resta invisibile finché non si scivola a cavallo del mese.

Come si riconosce. Confronta i totali per periodo e poi per singolo documento: le fatture presenti in un'estrazione e assenti nell'altra hanno date diverse tra documento e consegna. Nell'esempio, fatture datate ottobre per consegne di settembre sono incluse da Excel, mentre consegne di ottobre fatturate il 3 novembre ne restano fuori.

Che controllo la intercetta. Un controllo di coerenza delle definizioni: scrivere quale data guida il periodo, e applicarla a entrambe le fonti. Si aggiunge un controllo di tempestività, che segnala i documenti emessi dopo la chiusura ma di competenza del mese.

Nel ponte. Riga 1a: +212.500,00 € (fatture di ottobre per consegne di settembre). Riga 1b: -138.000,00 € (consegne di ottobre fatturate il 3 novembre). Effetto netto della causa 1: +74.500,00 €.

Gli articoli sono duplicati nelle anagrafiche?

Quando lo stesso articolo esiste con due codici, un foglio che somma per codice lo conta due volte. Il gestionale lo sa, perché lavora con le sue chiavi. Il foglio no, perché riceve un estratto già appiattito.

Come si riconosce. Conta le righe per chiave e poi per descrizione: se lo stesso articolo compare con codici diversi, i totali per articolo non si sovrappongono. Un conteggio di righe diverso tra le due fonti è il primo indizio.

Che controllo la intercetta. Un controllo di unicità e chiavi: ogni articolo deve avere un solo codice valido, e una tabella di corrispondenza dichiara quali codici sono lo stesso articolo.

Nel ponte. Riga 2: +38.700,00 € (righe contate due volte nel foglio).

I centri di costo sono stati rimappati?

Una riorganizzazione sposta un centro da una divisione all'altra. Il gestionale usa la mappatura nuova dal giorno della modifica. Il foglio, se nessuno lo ha toccato, usa ancora quella vecchia.

Come si riconosce. Prendi l'elenco dei centri che compongono la divisione in ciascuna fonte e confrontalo. Un centro presente in una e assente nell'altra spiega la differenza. Nell'esempio, il centro C240 non entra più nella divisione, ma il foglio non lo sa.

Che controllo la intercetta. Due controlli insieme. Coerenza delle definizioni, perché la divisione deve avere una definizione scritta. Completezza, perché la mappatura dei centri è versionata e ogni centro attivo risulta assegnato a una divisione.

Nel ponte. Riga 3: -91.200,00 € (il centro C240 non entra nella divisione).

Resi e note di credito sono nel totale?

Un foglio costruito sulle fatture di vendita somma le fatture e basta. Se le note di credito vivono in un altro registro, non vengono sottratte. Il gestionale, invece, le tratta come documenti che riducono il ricavo.

Come si riconosce. Dividi il totale per tipo documento. Se nel gestionale compaiono note di credito e nel foglio no, il fatturato del foglio è gonfiato per l'esatto importo dei resi. Cerca le note di credito nel fatturato prima di cercare altrove.

Che controllo la intercetta. Una riconciliazione dei totali con tipo documento esplicito: fatture e note di credito sono righe distinte, e il totale è la loro somma con segno.

Nel ponte. Riga 4: +57.300,00 € (il foglio somma le fatture e non sottrae le note di credito).

Come incidono i cambi?

Le fatture in valuta vanno convertite in euro. Il gestionale lo fa al cambio del giorno del documento. Un foglio costruito in fretta usa spesso un cambio fisso, un solo valore per tutto il mese o per tutto l'anno. La differenza è piccola per ogni fattura e si accumula.

Come si riconosce. Isola le sole fatture in valuta e confronta l'importo in euro riga per riga. Se il rapporto tra importo in valuta e in euro è costante nel foglio e variabile nel gestionale, hai trovato il cambio fisso.

Che controllo la intercetta. Un controllo di coerenza delle definizioni: una regola di cambio scritta (quale tasso, di quale giorno) e applicata allo stesso modo in tutte le fonti.

Nel ponte. Riga 5: -12.846,35 € (cambio fisso invece del cambio del giorno del documento).

Ci sono filtri nascosti nei fogli?

Un filtro rimasto attivo non cambia le formule: cambia quali righe le formule vedono. Il totale in fondo sembra corretto e la somma, in effetti, è giusta sulle righe visibili. Mancano le altre.

Non è una curiosità da specialisti. Uno studio della Tuck School of Business (Dartmouth) su 50 fogli di calcolo in uso in azienda ha trovato errori che producono risultati sbagliati in 43 casi su 50 (Powell, Baker e Lawson, 2009). Gli autori precisano che un errore in una formula non diventa per forza un errore rilevante nelle decisioni, e lo studio è statunitense. Il dato dice che nel campione gli errori erano diffusi, non che il tuo foglio sia sbagliato.

Come si riconosce. Controlla se il foglio ha filtri attivi e conta le righe visibili e quelle totali. Nell'esempio, un filtro rimasto attivo esclude 3 fatture dal foglio.

Che controllo la intercetta. Un controllo di completezza: il conteggio delle righe del foglio contro il conteggio della fonte, sugli stessi periodi. Se i due numeri non coincidono, qualcosa è stato escluso.

Nel ponte. Riga 6: -29.425,00 € (3 fatture escluse dal filtro).

Come si fa la riconciliazione tra gestionale ed Excel, passo per passo?

Si procede in quattro passi. Primo: confronta i totali di entrambe le fonti sullo stesso periodo e sullo stesso perimetro. Secondo: scrivi la differenza netta. Terzo: scomponila in cause, ciascuna con il suo importo e il suo segno. Quarto: verifica che le cause sommate riportino la differenza residua a zero. Se non arriva a zero, c'è ancora una causa da trovare.

L'esito è un elenco di differenze con importo, causa e stato (spiegata, aperta, da decidere). È la riconciliazione delle fonti, e il ponte qui sotto ne è un esempio completo.

Dati sintetici

Ricavi netti della Divisione Componenti, ottobre (euro)

Esempio costruito su dati fittizi, non riferito a un cliente reale.

Sei cause, sette righe nel ponte, perché la competenza ha un lato in più e uno in meno. Il totale Excel supera quello ERP di 37.028,65 €. Chi guarda solo questa cifra pensa a un piccolo scarto. Chi legge il ponte vede quasi 580 mila € di errori che si compensano, e sa su quale riga intervenire.

Per vedere come appare un report con le fonti già riconciliate, guarda il report di esempio, anch'esso su dati sintetici.

Quali controlli rendono la riconciliazione ripetibile?

Un ponte fatto una volta risolve il mese di ottobre. Per non rifarlo ogni mese servono controlli che girano a ogni chiusura. Il metodo ne raggruppa cinque famiglie, e le sei cause di questa guida ci cadono tutte dentro.

• Riconciliazione dei totali: confronta i totali delle fonti sugli stessi periodi, con il tipo documento esplicito (resi).
• Completezza: controlla che nessuna riga o centro manchi, per esempio con il conteggio righe contro la fonte (filtri) e la mappatura versionata (centri di costo).
• Unicità e chiavi: un solo codice per articolo (anagrafiche).
• Coerenza delle definizioni: una regola scritta per la data che guida il periodo, per la divisione, per il cambio.
• Tempestività: segnala i documenti che arrivano dopo la chiusura ma appartengono al mese.

Il risultato è una fonte unica dei numeri: ogni dato ha una sola origine, e le fonti di partenza non vengono sostituite ma collegate in un modello riconciliato. Il Data Health Audit applica questi controlli alle tue fonti in circa due settimane: come funziona.

Domande frequenti

Nessuno dei due, finché la differenza non è spiegata. Nessuno dei due è la verità a priori: ognuno applica le sue regole. Dopo la riconciliazione ognuno dei due totali si spiega con le sue regole, e tu sai quale usare per quale scopo.

Dipende dalla soglia che decidi tu. L'esempio mostra però che il netto non dice quanto è sbagliato il lordo: con 1,06% di differenza netta, gli spostamenti sottostanti erano 579.971,35 €. Prima di accettare una soglia, scomponi la differenza in cause.

No. Le fonti non si sostituiscono, si collegano in un modello riconciliato: è l'idea di fonte unica dei numeri. Excel resta dove serve, ma i suoi totali sono confrontati con quelli del gestionale con regole scritte.

A ogni chiusura mensile, perché è lì che le differenze di competenza, di cambio e di mappatura si formano. Se i controlli sono scritti una volta, il mese successivo si ripete lo stesso confronto invece di ripartire da zero.

Un referente per fonte, individuato in fase di intake, come descritto nel metodo. Una regola senza un responsabile torna a essere un'abitudine di chi ha costruito il foglio.

Applica il metodo alle tue fonti in circa due settimane e produce l'elenco delle differenze con importo, causa e stato. Fornisco dati e indicatori a supporto degli adeguati assetti: numeri che si possono controllare.